Projectmanagers: ga toch wandelen!

MBA in de AMI praktijk 3: Projectmanagers: ga toch wandelen!

 De derde aflevering van de vergelijking van de visie van bekende management goeroes en onze AMI Projectmanagement praktijk. In deze aflevering staat de visie van Henry Mintzberg op het werk van managers centraal, waarbij we zijn praktische aanbevelingen overnemen in een advies aan projectmanagers in onze projectmanagementpraktijk.

 Aflevering 3: Een combinatie van Henry Mintzberg’s visie op het werk van managers en AMI’s advies voor projectmanagers anno nu.

 Het werk van managers in diverse organisaties is al minstens honderd jaar hetzelfde, zo stelt Mintzberg. In diverse onderzoeken toont hij aan dat managers over het algemeen op dezelfde manier de ambacht ‘managen’ uitvoeren: ze werken voornamelijk mondeling en infinitief. Er wordt hard gewerkt aan heel veel korte en gefragmenteerde taken per dag. En helaas, door de hoge werkdruk, wordt dit vaak nogal oppervlakkig uitgevoerd. Zonder deze dagelijkse praktijk te onderkennen kun je managers niet helpen om de verschillende rollen die van hen worden verwacht goed uit te voeren. In onze AMI praktijk in en rondom projecten en projectorganisaties zien we ook veel managers en organisaties hiermee worstelen. Projectmanagers bevinden zich voortdurend in de strijd tussen het blussen van brandjes en overal bij betrokken (willen) worden en het afstand nemen en daardoor met een helikopterview kunnen sturen op de echte succesfactoren van het project.

Organisaties vragen zich steeds maar weer af: hoe kunnen we onze organisatie en projecten zo inrichten zodat projectmanagers steeds meer strategisch met het werk omgaan? Vaak staat dit bijvoorbeeld wel in de competentieprofielen beschreven, maar dat levert de projectmanager natuurlijk niet de ruimte op om ook echt op een andere manier projecten te managen.

Gelukkig geeft Mintzberg drie adviezen aan managers die ik hierbij graag wil vertalen naar de projectmanagement praktijk van onze klanten:

1)     Managers moeten manieren verzinnen om informatie op een meer systematische manier met anderen te delen. Omdat de meeste informatie zich vooral in het hoofd bevindt, zou het goed zijn om de meer ‘zachte informatie’ op een ‘harde manier’ vast te leggen. Dat maakt het bovendien makkelijker om werkzaamheden te delegeren.

Projectmanagers weten ook maar al te goed dat zij vaak de spil zijn in het web aan informatie. Er zijn systemen bedacht waarop informatie als planning en financiën wordt vastgelegd, maar hoe zit het bijvoorbeeld met de gesprekken met de opdrachtgever? En informatie van alle teamleden die vooral de projectmanager verzamelt? Allereerst moet het besef groeien over de positie van de manager in het web aan mensen en wie baat zou hebben bij welke informatie. Bedenk dan, samen met je team om de kans op goed en effectief gebruik te vergroten, hoe je deze zachte informatie goed met elkaar kunt delen en op de juiste manier kunt interpreteren.

2)     Managers zouden soms bewust aan de druk moeten ontsnappen. Sommige onderdelen van het werk van managers lenen zich nu eenmaal niet voor snelle of oppervlakkige besluitvorming. Effectieve managers weten deze kwesties te onderscheiden en zijn niet bang om daar hulp bij te vragen van ervaren collega’s, leidinggevenden, onderzoekers of adviseurs.

De mooiste quote van de afgelopen maanden was wat mij betreft de volgende. Een manager van een grote groep projectmanagers zei stellig:

‘Ik vind dat goede projectmanagers in onze organisatie diegene zijn die er in slagen minstens een dagdeel per week buiten gaan wandelen met de hond, en dat als meest effectieve werktijd van de hele week beschouwen.’

Ik durf alleen helaas te wedden dat minstens 95% van onze projectmanagers dat niet durven doen.’ Daarmee is eigenlijk het advies al onderbouwd: in organisaties moeten we hierin gaan geloven, willen we projectmanagers echt deze ruimte geven. En projectmanagers moeten het gewoon DOEN!

3)     Effectieve managers krijgen meer grip op hun tijd door verplichtingen te veranderen in voordelen en dingen die ze zelf belangrijk vinden te veranderen in verplichtingen.

Het klinkt misschien wat cryptisch, maar het gaat hierin vooral om de mindset die je gebruikt als projectmanager. Er zijn veel momenten in de week waarop je graag sneller door wilt of liever had gebruikt voor iets anders. Probeer altijd vooraf te bedenken wat je er in ieder geval uit wilt halen en wat mogelijke bijkomende effecten kunnen zijn, zoals het ontmoeten van belangrijke stakeholders van je project. En anderzijds: bedenk wat je als projectmanager echt belangrijk vindt, bijvoorbeeld het regelmatig persoonlijk bezoeken van al je teamleden, opdrachtgever en belangrijkste stakeholders, ook als daar geen specifieke reden voor is. Plan deze afspraken periodiek in je agenda om te zorgen dat voor deze belangrijke zaken altijd tijd gereserveerd blijft!

Deze adviezen klinken misschien wat simpel, maar vormen wel het meest effectieve antwoord op de vraag hoe je als manager beter kunt sturen op dat wat echt belangrijk is, in plaats van iedere dag in de waan van de dag op moet gaan. Bedenk hoe de informatiestromen zouden moeten lopen en voer dit door, ga iedere week wandelen met de hond om strategischer te kunnen denken en handelen, bedenk vooraf wat je uit bijeenkomsten allemaal kunt en gaat halen en plan de belangrijkste afspraken ver vooruit in. Succes!

LS

Comments are closed.